日前，本鋼集團作為國家檔案局首批試點(diǎn)3家單位之一，成功通過(guò)國家檔案局電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)驗收，成為遼寧省首家通過(guò)驗收的單位。電子檔案系統的建立，為企業(yè)信息發(fā)展鋪就了一條“高速路”，助力本鋼集團高質(zhì)量發(fā)展。
　　板材信息化中心作為電子檔案系統建設的技術(shù)實(shí)施單位，如何將現有ERP系統、OA系統、本鋼客服平臺、電子質(zhì)量證明書(shū)系統、招標系統等眾多系統所形成的數以千計的文件、數據統一收集歸檔，完成電子檔案數字化建設，實(shí)現電子檔案從無(wú)到有的跨越？近日，記者走訪(fǎng)了相關(guān)部門(mén)與人員，一探究竟。

應運而生：“從無(wú)到有”向數字化邁進(jìn)

　　電子檔案有別于過(guò)去的紙質(zhì)檔案，具有信息數字化、機讀性和信息存儲高密度性等特點(diǎn)，是隨著(zhù)信息技術(shù)的快速發(fā)展和企業(yè)智能化數字化建設的需要而產(chǎn)生的現代化工作手段，同時(shí)，檔案信息化建設程度也是評判企業(yè)智能化數字化建設程度的標尺之一。為加強電子檔案管理工作，規范電子文件歸檔和電子檔案項目建設，使檔案工作更好地服務(wù)國家建設項目的建設、運行和管理，2016年，國家檔案局、國家發(fā)展改革委員會(huì )發(fā)出通知，決定分批組織開(kāi)展企業(yè)電子文檔歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)工作，本鋼集團被列為首批試點(diǎn)單位。
　　事實(shí)上，本鋼集團早在2011年就已經(jīng)開(kāi)始了檔案信息化建設工作，前期本鋼檔案館、板材信息化中心（原信息化部）已完成了ERP和OA系統電子文件數據歸檔，搭建了檔案信息系統基礎框架，形成檔案管理現代化、檔案信息數字化的基礎，建立了初級階段的本鋼檔案管理系統，初步實(shí)現既方便快捷節省時(shí)間，又節約存儲空間，還能改善辦公環(huán)境，同時(shí)降低企業(yè)文檔管理成本的數字檔案系統建設目標。

整合優(yōu)化：開(kāi)展新一輪改造升級

　　自2016年被列入國家電子檔案管理試點(diǎn)單位以來(lái)，板材信息化中心在檔案信息化一期、二期工程建設基礎上，以本鋼集團第二輪信息化建設為契機，組織經(jīng)驗豐富的技術(shù)人員成立檔案系統項目組，開(kāi)展新一輪電子檔案系統升級改造，在原有數字檔案資源基礎上，以安全管理為保障，進(jìn)一步整合優(yōu)化完善系統，實(shí)現本鋼生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理各業(yè)務(wù)系統形成電子文件的收集、歸檔、長(cháng)期保管等功能需求，達到全過(guò)程檔案電子化管理，通過(guò)集中管理、信息共享，助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。
　　在項目實(shí)施過(guò)程中，技術(shù)人員通過(guò)研究制訂OA、ERP系統采集數據方式及存儲格式，確定各系統數據歸檔流程，并在ERP系統歸檔過(guò)程中，與銷(xiāo)售、質(zhì)量、生產(chǎn)、財務(wù)、設備、工程、采購、人資各領(lǐng)域人員通力配合，分析業(yè)務(wù)邏輯、報表邏輯，形成檔案系統需要內容，最終完成8個(gè)業(yè)務(wù)子系統有長(cháng)期保存價(jià)值的業(yè)務(wù)單據、管理報表、目錄數據300多種。通過(guò)對現有ERP系統、OA系統、本鋼客服平臺、電子質(zhì)量證明書(shū)系統、招標系統等形成的文件、數據進(jìn)行統一收集和歸檔，形成統一的利用平臺，提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò )查詢(xún)功能，實(shí)現積累、鑒定、歸檔，以及保管全流程管理。截至目前，系統已歸檔OA電子文件35.2萬(wàn)余件，ERP信息3788.7萬(wàn)余條，歸檔數據近5000萬(wàn)件，在線(xiàn)點(diǎn)擊利用累計3萬(wàn)人次，計15萬(wàn)件次。較比前期的基礎數字檔案系統，優(yōu)化后的系統更加符合本鋼實(shí)際，能更高效合理整合利用各工序信息資源，實(shí)現了項目建設預定目標。

工匠精神：把系統當作“藝術(shù)品”精心雕琢

　　自2019年5月開(kāi)始，電子檔案系統項目組15名技術(shù)人員按照“分步實(shí)施，有序推進(jìn)”的設計目標，與國貿公司、招標公司、制造部等單位（部門(mén)）進(jìn)行調研對接，共組織了十余次技術(shù)交流確認方案，反復圍繞真實(shí)性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行研討論證、方案修改……系統繁瑣、單調、重復，嚴重消耗著(zhù)項目組成員的腦力體力，但他們以不服輸的工匠精神，把系統當作藝術(shù)品不斷雕琢，精益求精。
　　歷時(shí)9個(gè)月，2020年初，系統正式進(jìn)入驗收準備階段，由于疫情突然暴發(fā)，后期工作不能到現場(chǎng)組織開(kāi)展，項目組就采取周報制、視頻會(huì )議的形式，實(shí)時(shí)掌握項目具體情況，通過(guò)電話(huà)、微信等辦公手段，協(xié)調各子系統與檔案系統接口數據對接，按規則及時(shí)、有效、安全地完成上傳、保存等工作，確保數據真實(shí)、完整、可用。為提高系統運行準確率，通過(guò)系統限制，對每項需要注入信息的輸入范圍和數據類(lèi)型，規范文書(shū)員、模塊業(yè)務(wù)員、檔案員操作步驟，減少工作出錯概率，保證歸檔數據的安全、準確。
　　經(jīng)過(guò)多次調試，系統準確完美地實(shí)現了檔案采集、整編組卷、存檔和借閱管理等日常工作各個(gè)過(guò)程資料數據的統一集中管理。經(jīng)過(guò)驗收論證，系統有效推動(dòng)檔案業(yè)務(wù)信息化標準化規范化建設，確保電子檔案即時(shí)歸檔，提高工作時(shí)效性，同時(shí)可隨時(shí)查找和檢索文件，提高電子檔案信息傳輸利用效率，還能實(shí)現檔案信息無(wú)紙化辦公及管理，降低了企業(yè)文檔管理成本，提高了電子檔案信息傳輸利用效率，也有力推動(dòng)了檔案系統業(yè)務(wù)信息化標準化規范化建設。